Išorinės komunikacijos strategijos kūrimas nėra nei lengvas, nei per sunkus – svarbu rasti bendrą kalbą tarp kūrybinio impulso ir valdymo principų. Komunikacijos strategija padeda pažvelgti į organizacijos įvaizdį iš tolo, iš paukščio skrydžio, suprasti, kaip lengviau ir pigiau pasiekti organizacijos tikslus. Žinoma, kaip ir bet kuri strategija, komunikacijos strategija turi būti veiksminga – jos negalima pasirašyti ir padėti į stalčių. Ji turi būti nuolat atnaujinama atsižvelgiant į besikeičiančią aplinką ir organizacinę situaciją. Ji turi iš tikrųjų vadovautis savo principais bendradarbiaudama su kitomis organizacijos dalimis.
Pirmasis žingsnis formuojant strategiją yra situacijos analizė
Skirtingi autoriai gali skirtingai sugrupuoti strateginio plano elementus. Kituose skyriuose aptarsime tikslus, auditorijas ir pagrindines žinutes. Situacijos analizei priskite elementus, kuriuos reikia aptarti su komunikacijos ekspertais ir organizacijų vadovais, kad ateityje būtų kuo mažiau nesusipratimų ir darbas vyktų kuo sklandžiau. Taigi šį kartą – apie situacijos analizę ir iš ko ji galėtų susidaryti. Situacijos analizę turėtų rengti komunikacijos specialistas, vertindamas visą viešai prieinamą informaciją apie organizaciją, taip pat gaudamas papildomą reikalingą informaciją iš pačios organizacijos.
Bendravimo prioritetai ir tikslai
Kiekvieno organizacijos struktūrinio padalinio strateginiai tikslai turi būti tiesiogiai susiję su visos organizacijos strateginiais tikslais ir komunikacijos strategijomis. Pavyzdžiui, jei vienas iš strateginių organizacijos tikslų yra sukurti gerą įvaizdį darbdaviams, tai vienas iš strateginių komunikacijos tikslų turėtų padėti pasiekti šį tikslą. Komunikacijos strategijos tikslas negali kilti iš „dangaus“. Tikslai taip pat turi būti aiškūs, išmatuojami, pasiekiami (realūs) ir turėti terminą. Tai apima tokius elementus, kaip organizacijos logotipas ir jo leistinos variacijos, naudojamos spalvos, šūkiai, iškabos, nuotraukos, uniformos, reklamos, elektroninio pašto parašai, biuro lokacija ir įrengimas ir pan. Reikia sukaupti visą šią informaciją, įvertinti, ar esama situacija tenkina, ar kažkuriuos elementus reikėtų keisti. Svetainės analizė gali būti laikoma organizacijos identiteto dalimi, bet verta detalios analizės. Reikėtų išanalizuoti, kokia yra svetainės tekstų kokybė, jos efektyvumas SEO atžvilgiu, ar joje naudojamos tinkamos spalvos ir nuotraukos, kiti vizualai, ar svetainės išdėstymas yra patogus lankytojams, logiškas, ar ne per daug puslapių. Nekokybiškiems elementams reikia numatyti pokyčius.
Kokius išteklius gali naudoti komunikacijos specialistai ir kokius išteklius jiems reikia įsigyti?
Tokie ištekliai gali būti nuotraukų galerijos, dizaino ir kiti įrankiai, fotografai, tekstų kūrėjai, socialinių tinklų rinkodaros specialistai, mokėjimo kortelės, skirtos perkant skelbimus socialiniuose tinkluose, skaitmeninės komunikacijos planavimo ir derinimo įrankiai ir kt. Pasitelkti ištekliai gali padėti komunikuoti su tiksline auditorija, pritraukti naujų klientų ir palengvinti daugumą darbų. Juk ne visi gali atlikti daug darbų vienu metu.
Socialinių tinklų analizė
Analizė turėtų fiksuoti kiekvienos jūsų naudojamos socialinio tinklo paskyros sekėjų skaičių, dabartinę auditoriją, įrašo kūrimo laiką ir skelbimus leidžiamus skelbimus. Šie duomenys padės stebėti pokyčius vėliau. Reikėtų įvertinti dokumentuoto teksto kokybę, organizacijos vizualinį identitetą, dalyvaujančias grupes, konfigūracijos failo struktūrą (skirtukų išdėstymą), šių sričių pakeitimų poreikį. Peržiūrint visus viešai prieinamus šaltinius (svetainės, „Google“ pozicijos, socialiniai tinklai, reklamos ir pan.) reikėtų apžvelgti ir įvertinti artimiausių konkurentų naudojamas komunikacijos priemones, stilių, kanalus. Iš turimos informacijos ir visų aukščiau minėtų analizės elementų galima sudaryti lentelę nurodant organizacijos išorinės komunikacijos srities stiprybes, silpnybes, galimybes ir grėsmes (SWOT analizė).Straipsnyje pateikta informacija yra rekomendacinio pobūdžio (parengta tinklaraštininkų), kiekvienu individualiu atveju būtina kreiptis į specialistus.